Moh belajo CONSOLIDATION data in Excel..

Arini jom belajar pasai data Consolidation. Consolidation adalah feature bagi menyatukan table data yang banyak kepada satu bagi memudahkan analisis. Contohnya boss ingin mengetahui jumlah jualan seorang sales executive mengikut bulanan dari Jan ~ Jun 2015.

Untuk memudahkan kerja2 boss korang (yang sudah botak kepala nya akibat dimamah usia), so korang perlu bertimbang rasa dgn memudahkan kerja dia!!!

Latihan

Table berikut merujuk kepada situasi seorang Pensyarah Botak dalam menyediakan keputusan terakhir para pelajar sebelom naik semester.

First worksheet dinamakan "Mid Term" dan second worksheet "Final Exam"(gambarjah dibawah) manakala last workheet iaitu "Sheet3" merupakan blank sheet.

Apabila kedua2 result tables bagi kedua2 term sudah settle, Pensyarah Botak akan Consolidate existing datum didalam Sheet3. 

Ikot instruction ni :-

Data > Consolidate (Under Data Tools Properties).

Kat select "SUM" function, (kalo korang gentel drop down button ada macam2 function yang boleh diexplore sendiri)

                                 

Bilamana korang sudah klik kat reference box tu, terus gi ke worksheet Mid Term dah higlight B3 hingga F7 cells, automatically akan keluar 'Mid Term'!$B$3:$F$7. Tekan button ADD

 p/s: Gunakan cara yang sama bagi satukan sekalikan data dari worksheet Final Exam.

Gambo dibawah menunjukan hasil            

dari penyatuan dua table dari dua worksheets.

(Nampak tak dalam tanda bulatan merah tu tertulis Icon 1 dan 2.)

Menyediakan Laporan beserta warna gitu2.....

Arini pokcik nak buat report yang mgkin simple bagi yang mmg power root dalam excel, tapi dalam setandan pisang tak semua pisang cantik lagi ranum, ye tak? :) so yang masih jahiliah lagi, moh godek2...

Seperti yang kita tahu, excel ni ada macam2 features dan tools bagi memudahkan kerja2 menganalisis data, buat report, simplified routine jobs dan macam2 lagi..... So arini kita blajo cara buat report menggunakan Conditional Formatting tool. 

Conditional Formatting adalah tool yang membantu kamu2 semua untuk menyediakan report melibatkan data2 terdiri dari nombor. Secara tak langsung, bos korang yang rabun2 atau malas membaca karangan tu boleh mendapatkan maklumat dari report korang tu dgn lebih accurate sepintas lalu.

Scenario; Suparjo baru berkahwin dengan mbak Neni, bagi memastikan perbelanjaan bulanan disalurkan kejalan yang betul makanya Suparjo pun buat ler satu jadual perbelanjaan seperti di dalam gambar dibawah.

 Didalam jadual tersebut dapat dilihat Suparjo membahagikan perbelanjaan kepada 5 jenis berserta dengan bajet untuk setiap jenis perbelanjaan. Column H mengandungi data yang menunjukan jumlah dibelanja melebihi bajet. Jenis perbelanjaan melebihi bajet adalah Bil Elektrik dan Belanja Dapur. 

(Mbak Neni merupakan seorang yang buta huruf tapi sangat minat dalam peraduan mewarna. Oleh kerana sayang Suparjo terhadap mbak Neni tiada tolok bandingnya, Suparjo lalu meletakan warna bagi setiap perbelanjaan yang melebihi bajet supaya memudahkan isteri kesayangan tahu untuk berjimat cermat dalam berbelanja.)

Mula2 Suparjo highlight H7 hingga H11, lalu ketik Ribbon "Home">"Styles">"Conditional  Formatting"(Anda akan lihat 5ciri2 pilihan yang berkenan dihati). Untuk tutorial ini, Suparjo memilih "Highlight Cells Rules" > "Less Than" dan memasukkan nilai "0" (nilai ni terpulang pada dalam membuat pertimbangan data!) then press OK.

Taraaaaaaaa!!!!!

 

Bagi memasukkan data yang sama mengikut aturan/sequencing tanpa perlu taip satu persatu, kita hanya perlu drag tetikus melintang atau pun menegak mengikut kehendak sendiri. Sperti yang ditunjukan dalam gambar berikut;

Tips: Bagi data berbentuk nombor, user hanya perlu masukkan data dan sambil menekan Ctrl+Mouse. SELAMAT MENCUBA!!! 

Ikot kelas Microsoft Excel(In-House training)- diarahkan oleh boss sebenarnya :P !!! . Sekian lama menggunakan Excel, baru diketahui akan kepenggunaan nya yang sangat superb dan marvelous. Kemampuan nya untuk menganalisis data, menyediakan report berserta ciri2 interaktif  lagi meletoppppp....